Nos applications sont conçues et développées en coproduction avec nos utilisateurs. Pour le pôle documentaire, il s’agit principalement des directions des missions institutionnelles et de la direction de la communication.
Comment est organisée cette collaboration ?
Les groupes de travail
Les ingénieurs-développeurs à la DSI du Sénat sont en contact direct avec les utilisateurs de leurs applications. Depuis quelques mois, des groupes de travail composés d’utilisateurs et d’informaticiens ont été mis en place. Il se réunissent avec un intervalle de temps constant pour discuter de l’état et de l’avenir des applications.
En particulier, pour le développement de nouvelles applications ou de nouvelles fonctionnalités, ces groupes décident des priorisations et de ce qui doit être développé avant la prochaine réunion.
Chaque groupe dispose d’un wiki accessible et modifiable par tous ses membres. Celui-ci est un canal d’information qui recueille les comptes rendus de réunions, les documents de travail, la définition et les dates prévues des grands jalons…
Le cadencement régulier permet de garder le rythme pour les développeurs mais aussi pour les utilisateurs qui doivent fournir un travail non négligeable en plus de leurs tâches quotidiennes, afin que les projets aboutissent (définition des besoins, priorisation et arbitrage, diffusion des pratiques parmi leurs collègues, harmonisation des pratiques entre directions, participation à des POC et à des ateliers, tests de ce qui est livré…)
Le CTP
Si les groupes de travail représentent la partie opératoire des projets, le CTP (Comité de Pilotage Transverse) est sa partie pilotage. Il a lieu tous les ans réunissant l’ensemble des directeurs du Sénat. Son but est de fixer les orientations et les priorités de la DSI à moyen terme en fonction des ressources disponibles chez les utilisateurs et à la DSI.
Support
La DSI est un service support pour l’activité du Sénat. Le rôle de l’équipe documentaire est précisément de faire en sorte que les sénateurs et les directions des missions institutionnelles accomplissent leur travail dans les meilleures conditions techniques. L’aide aux utilisateurs est donc une priorité. La maintenance et le support aux utilisateurs représentent environ 25 % de l’activité d’un ingénieur de l’équipe.
En particulier, il est nécessaire que chacun assure à son tour une permanence afin de fournir le support des applications critiques lorsque le Sénat siège en séance plénière le soir ou le week-end. Pour la dernière session (du 1er octobre 2020 au 27 juillet 2021), le Sénat a siégé :
- 71 soirs, dont 49 après minuit,
- 5 samedis,
- 1 dimanche.
Ce qui, à titre indicatif, représente pour un informaticien de l’équipe documentaire un dizaine de permanences par an.
Afin de l’aider dans ces moments, chacun ne pouvant être spécialiste de toutes les applications critiques, le wiki de la DSI contient des FAQ. Elles couvrent les problèmes courants rencontrés sur les applications que nous développons.
Il faut noter que l’assistance technique de premier niveau est assurée par une cellule de la DSI appelée “2070” (qui est le numéro téléphonique de ce support).
Implications pour les développeurs
La DSI est un partenaire actif des directions utilisatrices et non pas une simple boîte à lettres pour leurs commandes. C’est à cette condition que l’on peut assurer la cohérence du système d’information une bonne prise en compte des besoins et un service réactif et de qualité.
Pour jouer pleinement son rôle de force de proposition, un ingénieur de l’équipe documentaire doit non seulement maîtriser les techniques actuelles de développement et comprendre le système d’information, mais aussi, progressivement se familiariser avec les métiers spécifiques et avec l’organisation d’une assemblée parlementaire afin de pouvoir mener un dialogue constructif et efficace avec ses utilisateurs. La nécessité de cette triple expérience appelle une certaines stabilité dans les effectifs de l’équipe.
Illustration par Gerd Altmann de Pixabay
